A képalapú digitalizálás elmélete és gyakorlata a könyvtárakban
4. A képi alapú digitalizálás munkakörnyezete
Tartalom
4. A képi alapú digitalizálás munkakörnyezete
4.1 A képdigitalizálási munkafolyamat előfeltételei
4.1.1 Az eredeti dokumentumok előkészítése
4.1.2 Kollacionálási segéddokumentumok
4.1.3 Az eredeti dokumentumok karbantartása
4.2 A beviteli környezet előkészítése
4.1.2. Módszertan
4.2.2 A helyiség
4.2.3 Ergonómia és felszerelés
4.2.4 Tisztaság
4.3 Munkaerő
4. A képi alapú digitalizálás munkakörnyezete
4.1 A képdigitalizálási munkafolyamat előfeltételei
A digitalizálás elméletét tárgyaló fejezetben már részleteztük azt a módszertani kontextust, amelyre az itt végzendő feladatok épülnek. Feltételezzük, hogy a módszertani elvek tisztázottak, az eredeti dokumentumok előkészítése és mozgatása megoldott, és megtörtént a kollacionálás is. A digitalizálási folyamatnak megvan a helye a feladatok között és van felelőse. Az itt áttekintendő egyszerűbb kérdések mind feltételezik, hogy a fenti feladatok megoldottak.
4.1.1 Az eredeti dokumentumok előkészítése
Az eredeti objektumokkal végzett munka jó esetben nem azzal kezdődik, hogy azokat levesszük a raktári polcról, és behelyezzük a digitalizáló berendezésbe. Ahogy az elméleti fejezetben arra már kitértünk, a digitalizálandó példányok előkészítése során meg kell győződni az állapotukról, és ki kell válogatni az adott munkafolyamatban nem digitalizálható példányokat. Az alapvetően digitalizálható, de rossz állapotú dokumentumok sorsáról egyedi döntést kell hozni, az állományvédelmi elvek figyelembevételével.
Meg kell határozni a digitalizálás sorrendjét. Ezt a projekt jellege és az elvégzendő feladatok terjedelme függvényében többféle szempont befolyásolhatja, ezek lehetnek például logisztikai vagy biztonsági kérdések.
4.1.2 Kollacionálási segéddokumentumok
A kollacionálás során történik az eredeti példányok állapotának és egyéni sajátosságainak felmérése, valamint az egyes tételekhez csatolandó leíró adatok számbavétele. Ezeket az információkat célszerű a digitalizálás megkezdésénél a digitalizálók rendelkezésére bocsátani, a következő célokból:
- A kollacionálási dokumentumba írva követhető a digitalizálás menete, jelölhetők azok a szegmensek, amelyekről már megtörtént a digitális bevitel.
- A megadott információk segítségével rendelkezésre állnak a leíró adatok, ezek például fontosak lehetnek az összetartozó tételek azonosításában, sorrendjük meghatározásában, és forrásul szolgálhatnak a szabályos fájlnevek létrehozásához.
- Felhívhatjuk a digitalizáló figyelmét az egyes tételeken belüli formai sajátosságokra, mint például melléklet, eltérő oldaltájolású szakaszok, nagyobb részletgazdagsággal vagy redundanciával rögzítendő szegmensek.
Előfordulhat, hogy a kollacionálás során keletkező adatmennyiség akkora, hogy külön adatbázis vagy adatbázis-modul beüzemelését teszi szükségessé. Ez azonban könnyen kiváltható irodai eszközökkel. A Google Docs szolgáltatás keretében készített táblázatok (spreadsheet) segítségével például rögzíthetjük az adatokat, és az így keletkezett nyilvántartás megosztásával azt minden érintett munkatárs számára elérhetővé tehetjük, különböző jogosultságokkal.
A Google Docs eszközök ismertetése.
Példa a Google Docs eszközeivel létrehozott kollacionálási dokumentumra.
Ennek az eszköznek egyetlen hátránya, hogy egy dokumentumon belül csak korlátozott mennyiségű adatot tud rugalmasan és gyorsan kezelni.
Ld. még: 1.2.1.3
4.1.3 Az eredeti dokumentumok karbantartása
Az eredeti dokumentumtípus jellemzőit mindig figyelembe kell venni a digitális képek készítése előtt és után. Amennyiben nem könyvtári szakember végzi a bevitelt, az adott gyűjteményrész kurátorának útmutatását kell kérni a következő pontokban:
- Mennyi ideig és milyen erejű fénynek tehető ki a dokumentum?
- Milyen eszközzel és milyen módszerrel tisztítható és pormentesíthető az eredeti példány?
- Mi a szabadlapos, tékázott, tekercselt vagy egyéb formátumú, több egységből álló dokumentumok kicsomagolásának és visszacsomagolásának rendje?
4.2 A beviteli környezet előkészítése
A digitális rögzítés környezete nem elhanyagolandó tényező a munkafolyamatok egészére nézve. Ha egy intézmény házon belüli digitalizálás mellett dönt, akkor mindenképp szükség lesz arra, hogy a legkényesebb feladat – a digitális bevitel – kiszámítható és megbízható körülmények között legyen elvégezhető. Ez igaz abban az esetben is, ha ezt a folyamatot kiszervezzük, de az alvállalkozó „házhoz jön”, és helyben dolgozik. A beviteli környezet fontos elemei:
- a helyiség, amelyben a digitalizáló berendezéseket üzemeltetjük, és az eredeti állományt ideiglenesen tároljuk,
- a helyiség és az eszközök áramellátását és hálózati kapcsolatát biztosító infrastruktúra,
- a munkavédelemhez és állományvédelemhez használt eszközök, például tisztítószerek, védőszemüvegek, kesztyűk,
- a munkavégzés ergonómiai feltételei,
- módszertan,
- a digitalizáló eszközök.
4.2.1 Módszertan
A módszertan kifejezésen itt azt értjük, hogy a digitalizálást végzők végiggondolják, megtervezik, tesztelik és rögzítik a munkafolyamat minden egyes pontjának jellemzőit. Arra nézve, hogy a módszertannak általában mire kell kitérnie, részletes információ a 1.2.5 „A digitalizálási folyamat módszertana” című fejezetben található. Ami itt nagyon fontos, hogy a rögzített módszertan minden lépésnél a helyi elvárásokhoz és döntésekhez igazodó információt és utasításokat tartalmazzon. Mindezt írásban kell rögzíteni, és mindenkinek, aki a munkafolyamatban érdekelt, ismernie kell ezt a dokumentumot, és be kell tartania az abban foglaltakat. Formai szempontból a módszertan ebben az értelmezésben tehát egyfajta belső szabályzat. Gyakorlati szempontból a módszertan bármilyen formát ölthet, amennyiben az elérhető, reális és mindenki számára értelmezhető. Lehetséges formák:
- online közzétett dokumentum (módszertani honlap, kézikönyv, prezentáció),
- belső hálózaton közzétett dokumentum (kézikönyv, prezentáció, szövegállományok, képernyőfotók),
- fórum vagy levelezőlista,
- nyomtatott formában elérhető kézikönyv.
4.2.2 A helyiség
A digitális bevitelt nem célszerű olyan helyiségben végezni, ahol más jellegű munkavégzés is folyik. Ennek több oka van. Egyrészt a digitalizáló berendezések többsége kiszámítható és állandó megvilágítást követel a jó eredmények eléréséhez. A digitalizálás viszonylag sötét helyiségben végezhető, így az irodai munkához beállított világítás itt nem felel meg. Emellett rugalmas, helyi világításra is szükség van, amely az eredeti példányok közvetlen bevitelre való előkészítése, vagy a digitalizálás végeztével az összecsomagolás alatt használandó, a rögzítés idejére ki kell kapcsolni. A legtöbb munkaszobában ma fénycsövekkel vagy kompakt fénycsövekkel világítanak, ezek ki-be kapcsolgatása nem gazdaságos, nem környezetkímélő, és munkavédelmi szempontból sem ajánlott.
A digitális rögzítés és a más jellegű munka kölcsönösen zavaróan hathatnak egymásra. A szkennerek és fényképezőgépek működése meglehetősen erős, periodikus fény- és zajhatással járhat, ami zavaró lehet. A digitalizálási munkát megszakító, egyéb tevékenység a bevitel egységességében okozhat kárt, és hiányosságokhoz is vezethet.
A digitalizálásra kijelölt helyiségben mindig szabályozható fényviszonyokra van szükség. A legjobb, ha a természetes fényt teljesen ki tudjuk küszöbölni, legalább a bevitel időtartamára. Egyes digitalizáló szcenáriók több, nagy teljesítményű eszköz együttes működtetését követelik, ezért fontos, hogy a helyiség számos, megbízható elektromos hálózati aljzattal rendelkezzen. Ajánlatos a helyiség önálló zárhatóságáról is gondoskodni, mivel nagy értékű eszközök és – legalábbis átmenetileg – eredeti dokumentumok is találhatók itt.
4.2.3 Ergonómia és felszerelés
Ha manuális módon végezzük a bevitelt, akkor az azzal jár, hogy egy ember újra és újra ugyanazt a műveletsort végzi:
- példányok beviteli felületre pozícionálása,
- előnézet megtekintése,
- rögzítés,
- lapozás.
Ezt a munkát nem ajánlatos napi négy-öt óránál tovább végezni, még megszakításokkal sem. A hosszabb időn keresztül végzett monoton munka a figyelem csökkenéséhez; a fizikai fáradtság pedig az eredeti példányok nem megfelelően gondos kezeléséhez vezethet.
Amennyiben a digitalizálandó dokumentumok között különösen kényes vagy kritikus állapotú példányok is vannak, ajánlatos mindig azokkal kezdeni az aznapi munkát. A folyamat kezdetén az emberek többsége precízebben és türelmesebben dolgozik.
Ha a digitalizálandó anyag vízszintes helyzetben van a bevitelnél, akkor az legalább 50 centiméterrel a szemmagasságunk alatt helyezkedjen el. Ilyenkor rálátunk a teljes felületre, és az eredeti példány pozíciójára, valamint a lapozáshoz esetleg szükséges mozgatás is könnyebb. Nagyobb méretű dokumentumokat célszerűbb állva digitalizálni, főleg, ha azokat rendszeresen fel kell emelni. Ha ülve dolgozunk, akkor ajánlatos háttámla nélküli, állítható magasságú forgószéket beszerezni.
4.2.4 Tisztaság
A bevitelre használt helyiségben ne dohányozzunk, ne étkezzünk és kerüljük a szerves anyagok tárolását. Gondoskodjunk a pormentességről, de ügyeljünk arra is, hogy ne legyen túl magas a páratartalom.
A digitalizálásra használt eszközök tisztításánál mindig kövessük a gyártó előírásait. Csak olyan tisztítószereket használjunk, amelyek biztosan alkalmasak az adott eszköztípus ápolására, és belélegzésük nem okoz egészségkárosodást. Ez utóbbi különösen fontos, ha ablak nélküli, vagy nem szellőztethető helyiségben dolgozunk. Általában kerüljük a papír törlőkendők használatát.
A digitalizálási munka megkezdése előtt mindig végezzünk pormentesítést. Ha huzamosabb ideig nem használjuk az eszközöket, nem árt azokat letakarni. Ez különösen a vízszintes levilágító felületű berendezéseknél fontos, amelyeknél nemcsak a nyílt felületen, hanem azok alatt is felgyűlhet a por.
Síkágyas szkennereknél sötét helyiségben a szenzor lámpáját bekapcsolva láthatóvá válik az üvegen keresztül az alája került porréteg. Ennek eltávolításához általában le kell szerelni a levilágító üveget. Mielőtt ezt megtennénk, lépjünk kapcsolatba a forgalmazóval, mert előfordulhat, hogy az eszköz szétszerelésével megsértjük a garanciális feltételeket. Ha a forgalmazó szerint ez így van, vagy az üveglap eltávolítása problematikus, kérjük a gyártó, illetve forgalmazó segítségét. Ha poros eszközzel digitalizálunk, az képi zajt okozhat a bevitelnél. A későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében a tisztítás és belső pormentesítés feltételeiről célszerű a beszerzés során tájékozódni.
Az eredeti példányok digitalizálás előtti megtisztításával és pormentesítésével egyrészt a védelmükről gondoskodunk, másrészt megelőzzük, hogy azokról szennyeződés kerüljön a digitalizáló eszközre, és így zaj keletkezzen a készült képeken. A tisztítást ne a beviteli berendezések közelében végezzük. Győződjünk meg arról, hogy a beviteli eszközön – például a levilágító üvegen – használt tisztítószer nem károsítja-e az azzal érintkező analóg példány anyagát.
A digitalizálást kezdjük mindig tiszta kézzel, de után, illetve a munkavégzés folyamán ne krémezzük a kezünket. Munka közben javasolt munkaköpeny vagy kötény viselése. Általában ajánlatos a gyógyszertári forgalomban kapható cérnakesztyűk használata. Ez egyrészt az eredeti példányokat és az eszközöket is megvédi a szerves szennyeződéstől, másrészt a dolgozó kezét is tisztán tartja és megóvja a bőrt a fényhatások és a por miatt bekövetkező kiszáradástól. Ezek a kesztyűk moshatók, szellőznek, és általában kényelmesek, bár a lapozást megnehezíthetik. Gumikesztyűt ne használjunk, hacsak a bevitt eredeti anyag speciális tulajdonságai ezt meg nem követelik.
4.3 Munkaerő
A digitalizálási munkafolyamatok többsége – egyértelmű és rögzített módszertani elvek birtokában – nem komplikált feladat, elviekben nem igényel szakmai kompetenciát, és egyszerű betanítás után elvégezhető. Ez azonban csak az egyes műveletekre nézve igaz, a teljes folyamat átlátása és megtervezése, a minőségi elvek betartása és a különböző munkafázisoknál szükséges döntések meghozatala csak előzetes szakmai felkészültséggel lehetséges.
Maga a digitalizálás alapvetően gyakorlati jellegű feladat, főleg ami az egyes projektek egyéni jellemzőit illeti. Ezért a szakmai oktatás és kvalifikációk megszerzése mellett sosem hanyagolható el az önképzés és a személyes tapasztalatszerzés fontossága. A digitalizálást és a digitális képekkel való munkát nem lehet elméleti forrásokból, előre megszerkesztett tananyagból kielégítően megtanulni. Igazi készséget mindenki kizárólag gyakorlat útján nyerhet. A képi alapú digitalizálást segítő kompetencia nagyon hasonlít a fényképezési ismeretekhez: bizonyos mennyiségű tapasztalat felhalmozódásával a szakemberek egyfajta személyes érzéket fejlesztenek ki a különböző feladatokhoz.
Ezzel természetesen nem vonjuk kétségbe a szakmai források és a szakképzés fontosságát, csupán azt állítjuk, hogy az azok útján szerzett információ csak gyakorlati tapasztalatok megszerzésével válik igazi szaktudássá. A digitalizálási alapismeretek mára a könyvtárosképzési curriculum részét képezik. Miután szinte minden intézmény rendelkezik legalább alapszintű digitalizálási apparátussal, nem haszontalan, ha a munkatársak azzal gyakorlati szinten is megismerkednek, ezáltal kialakul a megfelelő tudáshorizont, amelynek alapján könnyebben kiépíthető egy intézmény digitalizálási stratégiája.
Az egyes projektek megtervezését és ellenőrzését azonban mindenképp olyan munkatársakra kell bízni, akik mélyebb ismeretekre és tapasztalatra tettek szert ezen a téren. Az optimális munkakörnyezetben minden érintettnek van bizonyos fokú rálátása a digitalizálás paramétereire, de egyértelmű a rangsor is arra nézve, hogy az egyes pontokon ki hozhat szakmailag megalapozott döntéseket a módszertanra és a gyakorlatra nézve. Egy ilyen hierarchiában az adott részfolyamat – mind például a digitális bevitel – bármely érintettre rábízható.
Mondhatjuk, a digitális bevitel „bizalmi” feladat: általában költséges eszközökön végzik, és az azt végző személyek nem ritkán értékes állományrészekkel vannak érintkezésben. Bár monotonitása miatt a folyamat egyik legnépszerűtlenebb eleme, nem szabad elfeledkezni arról, hogy gyakran megterhelő feladat lehet. Ezeket a tényezőket mindig át kell gondolni, mielőtt megbízunk valakit a feladattal.
Ugyan a kollacionálás során elméletileg fény derül minden aggályos pontra, ami a digitális bevitel során problémát jelenthet, bármikor előfordulhat, hogy a munka folyamán váratlan döntésekkel vagy nehézségekkel kell szembenézni. Ilyen például, ha előre nem rögzített hiányt észlelünk, esetleg sérülés keletkezik az eredeti példányokban, vagy meghibásodnak az eszközök. Többek között azért fontos, hogy mindig legyen kijelölve a digitalizálás egészéért felelős kompetens személy, aki az egyes pontokon közbeavatkozhat, illetve ellenőrizheti a részműveleteket végzők munkáját. Ezt a szakmai hierarchiát az informatikai hálózat szintjén is ajánlatos leképezni: mindenkinek kellő hozzáférést kell biztosítani az általa használt eszközökhöz és háttér-apparátushoz, a munka koordinátorának pedig valamennyi területhez.
Szakirodalom:
Roles and Responsibilities for Staff Involved in Building Digital Image Collections. JISC Digital Media, 2006.
Setting up a Workspace for Digitising Images. JISC Digital Media, 2005.
