Ajánlás a Word DOC és RTF formátumú dokumentumokhoz

Utolsó módosítás: 2002.06.28.

Az alábbi lista a MEK-ben elhelyezett Word DOC és RTF formátumú dokumentumokhoz készült. Az itt felsorolt szempontok csak ajánlások, nem kötelező mindig és mindegyiket betartani, túl nagy munkát és unalmas egyformaságot jelentene minden dokumentumot pontosan ilyenre átalakítani. Az eleve szépen formázott, jól olvasható Word dokumentumoknál legfeljebb csak néhány, egyszerűen megvalósítható módosítást érdemes csinálni az egységesítés kedvéért, de azoknál az anyagoknál, amelyeket magunk digitalizálunk, vagy amelyeket egyébként is át kellene szerkeszteni, illetve amelyeket text-ből konvertálunk át Wordbe, célszerű minél több szempontot érvényesíteni az alábbiakból.

Természetesen nem lehet minden előfordulható helyzetre ajánlást adni, ezért az itt nem szereplő esetekben a MEK alapelveit érdemes követni: egyszerű, praktikus és esztétikus megoldásokat kell választani.

- A Word DOC egy "megtűrt" formátum a MEK-ben, de nélkülözhetetlen, mert bizonyos fajta dokumentumok (pl. műszaki szakirodalom) számára ez a legjobb forma, másrészt a HTML mellett ezt ismerik és használják a legtöbben. Mivel a Wordből könnyen készíthető RTF, HTML és PDF állomány is, ezért egyfajta "közbülső" állapotként is érdemes alkalmazni, megőrizni. De épp a konvertálás egyértelműsége miatt kell minél egységesebbre formázni a Word dokumentumokat az alábbi elvek szerint.

- Az egyes Word verziók jelentősen különböznek egymástól és még visszafelé sem kompatibilisek tökéletesen (pl. egy Word97-ből Word 6.0-ba mentett dokumentumból elveszhetnek egyes speciális karakterek, elcsúsznak a táblázatok és képek, illetve egy 6.0-ás dokumentumban a Latin-1 betűk helyett Latin-2 karakterek jelennek meg a későbbi verziókban). Ugyancsak konvertálási hibák lépnek fel az RTF-be való mentéskor, bár ezt még mindig egységesebben kezelik az egyes Word verziók, mint a DOC formátumot. Ezért a legbiztosabb, ha minden Word dokumentumot ugyanabban a verzióban tároljuk, amiben készült és megőrizzük a hozzájuk tartozó ingyenes WordViewer programokat is, amelyek helyesen jelenítik meg az adott verziójú DOC és RTF file-okat. (Kivétel ez alól a 2.0-ás Word verzió, amit hibátlanul lehet 6.0-ra konvertálni és érdemes is, mert az újabb Wordök már nem olvassák a 2.0-ás változatot, csak ha külön telepítik a konvertáló modult.)

- A DOC file mellett érdemes azért készíteni egy RTF változatot is, ami kevésbé verzió- és Windows-függő, de utána ellenőrizni kell, hogy nem történt-e látható veszteség a konvertáláskor. Kivétel a nagyméretű képeket tartalmazó dokumentum, mert ha ezt RTF-be mentjük, akkor többszörösére nő a file mérete. A beágyazott, speciális Word objektumokat (pl. WordArt felirat, WordGraph diagram stb.) RTF-be való mentés előtt célszerű belső formátumra konvertálni, mivel ilyenkor kisebbek és szabványosabban konvertálhatók lesznek. Ehhez ki kell jelölni az objektumot és egyszerre megnyomni a Ctrl/Shift/F9 gombokat, , vagy ha ez nem működik, akkor kivágni (Ctrl/X) és újra visszatenni az "Irányított beillesztés" funkcióval egyszerű szövegként vagy képként.

- A Word programot csak az alapbeállításokkal használjuk (NORMAL.DOT sablon), kivéve az alább részletezett formai beállításokat. Különösen ügyeljünk a makrókra: lehetőleg semmilyen makró ne legyen a dokumentumban, makróvírus pedig semmiképpen sem, természetesen. Ne használjuk ki a Word automatizmusait (felsorolás jelek és számok, fejezet- és ábraszámozás, elválasztás, stb.), ezeket oldjuk meg "kézzel", mert így biztosan megmaradnak a konvertálások során.

- Mentéskor a kísérő információkat ("Adatlap") célszerű kitölteni, legalább a Cím és a Szerző mezőt.

- A4-es, álló formátumú papírt kell beállítani (széles táblázatoknál lehet fekvő is), a nyomtató standard adagolójával.

- Minden margó 2,5 cm legyen (ez mindegyik nyomtatóval működik), a fejléc/élőfej és a lábléc/élőláb pedig 1,25 cm. Egyoldalas formátumot kell beállítani a margóknál, tehát nem kellenek tükörmargók.

- A dokumentum nézetét "Oldalszélesség"-re kell állítani (ez 122% "Normál" nézetben a 800x600-as képernyőn). Egyszerű szövegnél a "Normál" nézőpont a legkényelmesebb, képeket és lábjegyzeteket tartalmazó dokumentumnál viszont az "Oldalkép" illetve "Nyomtatott forma". (Természetesen ezeket a felhasználó is át tudja váltani, de mivel a Word megőrzi az utolsó mentéskor a nézetet, ezért érdemes ezt is optimálisra állítani.)

- Kézi oldaltöréseket (Ctrl/Enter) tegyünk oda, ahol feltétlen új oldalt akarunk kezdeni (pl. a címlap és a tartalomjegyzék után, az irodalomjegyzék vagy nagy táblázatok előtt), de a fejezetek előtt a Címsor stílusban érdemes új oldalt definiálni. Semmiképpen se pozícionáljuk a szöveget a lapon üres sorokkal!

- Oldalszámozás nem kötelező, ha szükségesnek tartjuk (pl. egy tudományos publikációnál a hivatkozások miatt), akkor egy egyszerűen formázott oldalszámot szúrjunk be a lapok aljára középre. A címlapon semmiképpen nem kell oldalszám.

- Lehetőleg mindenhol a Times New Roman betűtípust használjuk. Speciális szövegrészek kiemelésére megengedettek még az Arial és a Courier New fontok is. A különleges nyugat-európai karakterek Latin-1 kódolással, szimbólumként szúrhatók be, a cirill betűk pedig ugyanezen betűtípusok cirill változatával. (A Word 6.0-ban ehhez előbb Times New Roman illetve Times New Roman Cyr fontot kell beállítani az adott szövegrészen az alapértelmezett Times New Roman CE helyett.) Görög betűkhöz és matematikai jelekhez a Windows Symbol fontja használandó.

- A félkövér, a dőlt és az aláhúzott betűtípusok használhatók kiemelésre, egyéb effekteket (pl. körvonalas, domború, animálás) és "KIS KAPITÁLIS" típust ne alkalmazzunk, mert ezek a konvertáláskor elveszhetnek. Az alsó és felső indexek használhatók, az emelt és süllyesztett elhelyezést viszont ugyanezen ok miatt kerüljük. A  r i t k í t á s-t nem törhető szóközökkel oldjuk meg. A kiemelés (elsősorban a dőltbetűs) általában nem vonatkozik a kiemelt szavak előtti és utáni írásjelekre, kivéve ha a teljes mondat kiemelt, vagy ha idézőjelek vagy zárójelek között van a kiemelt szöveg. (Helytelen: "Merre van, señora?" illetve "Talpra magyar!", helyes: "Merre van, señora?" illetve "Talpra magyar!")

- A betűk színe "Automatikus" (vagyis fekete) legyen, színes betűket csak nagyon indokolt esetben használjuk.

- Az alap betűméret 12 pont, ez kényelmesen olvasható képernyőn és papíron is. A fejezetcímek 18, 16, 14 pontosak lehetnek, a főcím és a szerző neve akár 28 pont is (utóbbi azért legyen kisebb, mint a főcím). Az apróbetűs részekhez, a lábjegyzethez, a hosszú tartalomjegyzékhez 11 vagy 10 pontos betűk használandók.

- Mindenhol szimpla sorközt kell használni. Alapesetben a bekezdések után egy 6 pontos térközt kell beállítani (előttük pedig semmit). A fejezetcímek előtt és után lehet 18 vagy 16 vagy 12 pontos távolság is. A bekezdések között ne legyen plusz üres sor, kivéve a fejezetcímeket, illetve azt az esetet, amikor az eredeti nyomtatott kiadványban is van egy üres sor a szövegen belül, mert például ott egy új gondolati egység kezdődik vagy új rész következik a történetben. (Ilyenkor a plusz Enter helyett még jobb egy Shift/Enter-t nyomni, mert ez minden konvertáláskor garantáltan megmarad.)

- A bekezdések első sorát nem kell beljebb kezdeni se behúzással, sem tabulátorral vagy szóközökkel. A felsorolásoknál, lábjegyzeteknél a "függő behúzás" használata ajánlott. Verseket, idézeteket, leveleket vagy egyéb különleges szövegblokkokat a bal és esetleg a jobb margó behúzásával lehet kiemelni.

- Versszakokon belül illetve rövid sorokból álló felsorolásoknál a sorok végén Shift/Enter ("új sor") kell az Enter ("új bekezdés") helyett.

- A normál szövegnél sorkiegyenlítést kell használni, a fejezetcímek és feliratok viszont általában középre igazítandók. A verseket, felsorolásokat és egyéb olyan szövegrészeket, ahol a sorkiegyenlítés nem szép, balra kell igazítani. A mottók, ajánlások, aláírások stb. jobbra igazíthatók.

- A teljes dokumentumra érdemes beállítani a "Fattyú- és árvasorok" opciót, hogy ne kerüljenek magányos sorok az oldalak elejére vagy végére. Versszakoknál, rövidebb táblázatoknál és egyéb elkülönült egységeknél ajánlott az "Egy oldalra" opció használata, hogy ne tördelődjenek szét két lapra. A fejezetcímeknél, ábrafeliratoknál, összetartozó bekezdéseknél pedig az "Együtt a következővel" funkciót kell kérni, hogy ugyanarra a lapra kerüljenek, ahol a hozzájuk tartozó dokumentum-elem van.

- Ha egy dokumentumban többször ismétlődő formai elemek vannak (pl. fejezetcímek, versek, lábjegyzetek), akkor érdemes stílusokat használni ezek formázásához. Ez nemcsak a Wordben való szerkesztést könnyíti meg, hanem a későbbi konvertálásoknál (pl. HTML-be) is nagyon hasznos. A Word eredeti stílusneveit használjuk, ha lehetséges (Címsor1, Címsor2, Címsor3, Lábjegyzetszöveg, TJ1, TJ2 és TJ3), átdefinálva őket a fenti szempontoknak megfelelő formátumra. (Ezek azután a NORMAL.DOT-ba is elmenthetők.) Szükség esetén saját stílust is definiálhatunk, de az indokolt minimumon érdemes tartani a stílusok számát és következetesen használni őket a dokumentumon belül.

- Bár a Word sokféle írásjelet megenged (pl. vízszintes vonalból 4-5 féle is beszúrható), de ezek konvertálásával rengeteg baj van, úgyhogy kerüljük a különleges írásjelek használatát. Gondolatjel, elválasztójel, mínuszjel és kötőjel céljára a billentyűzetről elérhető egyszerű vonalat (-) használjuk. A "feltételes kötőjel" használható (lásd alább) és az ún. "nem törhető kötőjel" is, ha nem akarjuk, hogy a kötőjel pontosan a sor végére essen például az "elolvastad-e" szóban. (Utóbbi egyszerű kötőjelre konvertálódik HTML-be való mentéskor, előbbi pedig eltűnik.) A három pontot írjuk ki (...) és a billentyűzeten levő normál aposztróf jelet (') alkalmazzuk az egyéb különleges felső vonások helyett. Az írógépszerű idézőjelek helyett (") használhatjuk a Word által felajánlott szabványos magyar nyomdai macskakörmöket (,, és ''), ez utólag legegyszerűbben az idézőjelek idézőjelekre való "lecserélésével" érhető el, ha be van kapcsolva az "Írógép-idézőjeleket nyomdaira" opció a "Gyorsformázás" ill. az "Automatikus formázás" menüben a beállításoknál. Belső idézőjelnek a » (nyitó) és « (záró) jelek használhatók. Az íves zárójelek helyett soha ne használjunk perjelet, az eredeti dokumentumban nem szereplő szerkesztői megjegyzéseket pedig szögletes zárójelek közé tegyük.

- Az írásjelek (például . , : ; ? ! %) előtt soha nincs szóköz (kivéve a nyitó idéző- és zárójelet és a nem soreleji gondolatjelet), utánuk pedig mindig van (kivéve a nyitó idéző- és zárójelet). Dupla szóköz csak kivételes esetben fordulhat elő, a vízszintes pozícionálást tabulátorokkal, táblázatokkal vagy a margókkal kell megoldani. "Nem törhető szóköz" (Ctrl/Shift/Szóköz) használható, ha nem akarjuk, hogy két szó külön sorba vagy oldalra kerüljön, ez HTML-be való konvertáláskor is megmarad (pl. 12 000 vagy 25 m²).

- Kerüljük a tabulátor karaktereket, mert nehezen konvertálhatók. Az egymás alá igazított szövegelemeket inkább (szegély nélküli) táblázatokkal oldjuk meg.

- A képeket a ténylegesen szükséges nagyságra kell méretezni beillesztés előtt. (A Wordben lekicsinyített kép továbbra is ugyanannyi helyet foglal, mint eredetiben!) Célszerű GIF, JPG, PCX vagy WMF formátumból beolvasni őket, és valóban bele kell szúrni a dokumentumba, nem elegendő külső objektumként csatolni. Ha sok és nagy méretű kép van, akkor ezeket inkább külön JPEG file-okban mellékeljük és a Wordbe csak kicsinyített változatokat tegyünk, vagy egy (szögletes zárójelbe tett) felirattal jelöljük a helyüket. (Nem célszerű, ha egy DOC file nagyobb 8-10 Megabyte-nál.) Mivel a 6.0-ás verzió még nem tömörítve tárolja a képeket, ezért ilyen esetben érdemesebb egy újabb Word változatban elmenteni a dokumentumot, mert így jelentősen csökken a mérete.

- A képeket a bekezdéshez pozícionáljuk (hogy együtt mozogjon vele) és ne az oldalhoz, kivéve ha önálló oldalra tesszük a képet. Az ábrafeliratokat normál szövegként tegyük a kép fölé vagy alá, ne használjunk szövegdobozokat.

- A Word "Rajzolás" eszköztárát csak végső esetben használjuk (mert nem kompatibilis és nem konvertálható), próbáljuk inkább karakterekkel vagy beszúrt képekkel megoldani a feladatot. Feliratok bekeretezéséhez vagy vízszintes elválasztó vonalhoz a Formátum/Szegély funkciót használjuk, legalább 5 pontos szöveg-szegély távolsággal és megfelelő szélességű margókkal.

- A lábjegyzeteket az oldalak aljára kell beszúrni (kivéve, ha a dokumentumban eleve végjegyzetek vannak) "Lábjegyzetszöveg" stílusban. Ha a dokumentumban csak max. 3 db. lábjegyzet van, akkor növekvő számú csillagokkal is jelölhetjük a lábjegyzeteket, egyéb esetben pedig arab számokkal sorszámozni kell őket.

- A tartalomjegyzéket a dokumentum elején, a címlap után kell elhelyezni. Oldalszámot nem kell feltüntetni benne, mert az úgyis sok mindentől függ (pl. az adott gépen beállított nyomtatótól). A tartalomjegyzék lehetőleg a Címsor1, Címsor2 és esetleg a Címsor3 stílusú fejezetcímekből készüljön (ha az utóbbiból sok van, akkor ezt már nem fontos belevenni). Ha rövid a tartalomjegyzék, akkor a sorok középre is igazíthatók és akár a címlapon is lehet, ha elfér. Egyéb esetben külön lapra tegyük és ha nagyon hosszú, akkor két-három hasábba is tördelhetjük. A TJ2 és TJ3 stílusú tartalomjegyzék-sorok között nem kell távolság, a TJ1 stílusúak előtt és után viszont igen.

- A dokumentum nyelvének a "Magyar"-t kell beállítani, idegen nyelvű szövegnél egyéb nyelv is állítható. Az automatikus elválasztást, helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzést nem szabad bekapcsolni (csúnya és nem is minden gépen működik, folyamatos hibaüzeneteket okozhat). A helyesírást a MEK-ben való elhelyezés előtt kell ellenőrizni, az elválasztásnál pedig a "Kézi" üzemmódot kell választani és végigfuttatni kb. 2,3 cm-es elválasztási zónával. Mivel ez nem választ el bizonyos összetett szavakat, ezért ahol továbbra is egy új sorba átcsúszott hosszú szó van a szövegben, ott egy "feltételes kötőjelet" kell beszúrni (Ctrl/-), ami később nem jelenik meg a más formátumra tördelt dokumentumban. Nem kell túl sűrűn alkalmazni ezt az elválasztást, csak ott, ahol csúnyán hézagos a sor a hosszú szavak miatt. "Kemény" elválasztást (-) sehol nem szabad használni, legfeljebb a táblázatokban, ahol kötött az oszlop szélessége. A szavakat igyekezzünk az összetételnél vagy más, logikus szóhatárnál elválasztani és a dupla mássalhangzókat soha ne válasszuk el (pl. a "menyasz-szonyával" vagy "menyasszo-nyával" helyett a "meny-asszonyával" vagy a "menyasszonyá-val" a jó megoldás).